Cas d’usage : structurer, automatiser et piloter les processus métier
Un processus métier peut devenir difficile à gérer sans être fondamentalement complexe.
Quelques exemples : inscrire plusieurs milliers de collaborateurs en formation, générer des contrats d’alternance, négocier des achats, traiter des factures ou gérer plusieurs dispositifs RH avec la même équipe.
Dans ces situations, les difficultés viennent souvent des mêmes causes : des données réparties dans plusieurs outils, des pratiques différentes selon les équipes, des ressaisies, des échanges par email et un pilotage qui repose encore largement sur Excel.
Elezys intervient directement sur ces processus : comprendre le fonctionnement des processus, le simplifier, construire les outils adaptés et donner les moyens de le piloter.
Nos cas d’usage
Découvrez comment des processus métier complexes peuvent être transformés en environnements structurés, automatisés et pilotables.
Formation
20 000+ inscriptions
Onboarding
1 300+ recrutements
Achats
5 000 commandes
Facturation
8 M€ gérés / an
Appli métier
18 dispositifs centralisés
Formation
Gérer plusieurs milliers d’inscriptions tout en gardant la maîtrise du processus
Le défi
Quand plusieurs milliers de collaborateurs doivent être inscrits en formation, les équipes RH doivent coordonner les salariés, les managers et les organismes de formation.
Les pratiques des équipes RH sont rarement standardisées et leurs outils ne répondent pas toujours à leurs besoins opérationnels.
La transformation
Pour plusieurs clients, nous avons centralisé le processus formation dans un espace partagé permettant aux différents acteurs de travailler à partir des mêmes informations.
Les données prévisionnelles et salariales sont importées automatiquement. Les notifications et les emails d’évaluation sont déclenchés par des workflows automatisés.
Un tableau de bord permet ensuite de suivre le déploiement du plan de formation et ses principaux indicateurs de qualité.
Les bénéfices
Les données sont centralisées et les pratiques sont homogénéisées.
La coordination entre les équipes est facilitée et le déploiement du plan de formation peut être suivi en temps réel.
10 000+ inscriptions gérées chaque année.
Des pratiques professionnelles améliorées grâce à la standardisation des emails et des modèles de reporting.
Contrat de travail & onboarding
Structurer le parcours des alternants, du recrutement à la contractualisation
Le défi
L’intégration d’un alternant mobilise de nombreux acteurs : ressources humaines, paie, sécurité, organismes de formation, managers et services support.
Lorsque les informations circulent par email et que les étapes sont suivies manuellement, les équipes passent une part importante de leur temps à rechercher des informations, effectuer des relances et vérifier l’avancement des dossiers.
La transformation
Nous avons structuré l’ensemble du parcours alternance autour d’un processus opérationnel partagé.
Le dispositif permet de :
- collecter les informations de manière dématérialisée ;
- suivre les différentes étapes de contractualisation ;
- générer automatiquement les documents ;
- automatiser les notifications et les relances ;
- suivre l’activité grâce à des indicateurs opérationnels.
Les bénéfices
Le processus de contractualisation est raccourci et les différentes étapes sont mieux coordonnées.
Le dispositif permet à 80 spécialistes RH de travailler dans un processus commun.
1 300 alternants intégrés.
Achats
Passer de demandes dispersées à un processus d’achat de formation structuré
Le défi
Lorsque les demandes d’achat proviennent de nombreuses directions ou entités, il devient difficile de conserver une vision claire des demandes, des fournisseurs, des négociations et des dépenses engagées.
Les devis, les échanges et les commandes doivent pourtant avancer rapidement tout en restant tracés.
La transformation
Nous avons construit un processus centralisé permettant de gérer l’ensemble du cycle d’achat.
Les clients, fournisseurs et accords négociés sont regroupés dans un même environnement.
Une application dédiée permet de gérer les demandes et de sécuriser les différentes étapes du processus.
Certaines demandes sont importées automatiquement. Les workflows font ensuite avancer les dossiers jusqu’à la génération des bons de commande.
Le pilotage est centralisé dans des tableaux de bord et la solution est synchronisée avec le système comptable.
Les bénéfices
Les équipes disposent d’un processus homogène et d’une information centralisée. Les flux administratifs sont largement automatisés et les engagements financiers peuvent être suivis plus facilement.
2 000+ demandes de devis traitées
5 000 commandes générées
Près de 6 M€ pilotés dans la solution
Facturation
Structurer le traitement des factures dans un mandat de gestion
Le défi
Dans le cadre d’un mandat de gestion, le paiement des factures est externalisé.
Le processus doit permettre de recevoir les factures, de les contrôler, de suivre leur traitement et de transmettre les informations au système comptable.
Avec des demandeurs différents et plusieurs étapes de traitement, la fiabilité et la traçabilité du processus sont essentielles.
La transformation
Nous avons structuré un processus de gestion de bout en bout permettant de :
- centraliser le dépôt des factures ;
- contrôler et suivre les traitements ;
- automatiser les notifications ;
- intégrer les données avec les outils comptables ;
- piloter les flux financiers à travers des tableaux de bord dédiés.
Les bénéfices
Les équipes disposent d’une meilleure visibilité sur les flux financiers.
Chaque étape du traitement est identifiée, tracée et sécurisée.
8 M€ de factures gérés chaque année
Application métier
Remplacer plusieurs fichiers et processus manuels par une application métier commune
Le défi
Certains dispositifs RH sont encore suivis à travers des fichiers Excel et plusieurs outils.
Les informations sont dispersées, les pratiques peuvent varier selon les dispositifs et les équipes doivent effectuer des ressaisies pour mettre à jour les différents suivis.
Lorsque l’activité connaît des pics importants, ces contraintes deviennent encore plus visibles.
La transformation
Nous avons construit un environnement commun permettant de centraliser les clients, bénéficiaires, organismes, formations et factures.
Une application métier fournit aux utilisateurs une interface adaptée à leur activité et réduit les erreurs de saisie.
Les emails et notifications sont automatisés. Le pilotage de l’activité est regroupé dans des tableaux de bord.
Le même socle applicatif peut ainsi être utilisé pour plusieurs dispositifs.
L’objectif n’est pas simplement de remplacer Excel par un nouvel outil.
Il s’agit de repenser le processus autour :
- d’indicateurs permettant de piloter l’activité.
- d’un référentiel partagé ;
- de règles de gestion structurées ;
- d’un processus homogène ;
- d’interfaces adaptées aux utilisateurs ;
Les bénéfices
Les processus sont standardisés et les pratiques homogénéisées.
Les équipes disposent d’un environnement commun pour gérer les différents dispositifs et suivre leur activité.
18 plans de départ gérés dans un environnement commun, avec notamment des dispositifs pour de grandes entreprises de secteurs différents.
Une même approche pour des processus très différents
Partir du processus, construire avec les équipes.
Chaque projet commence par une question simple :
Comment le processus fonctionne-t-il réellement aujourd’hui ?
Avant de parler d’outil ou de technologie, nous travaillons avec les équipes pour comprendre :
- les différentes étapes du processus ;
- les données utilisées ;
- les outils existants ;
- les acteurs impliqués ;
- les tâches manuelles ;
- les points de blocage ;
- les besoins de pilotage.
Cette compréhension permet d’abord de faire évoluer le processus, avant de construire la solution.
Comprendre → Structurer → Automatiser → Piloter
01 — Comprendre
Analyser le processus existant avec les équipes qui le font vivre au quotidien.
02 — Structurer
Clarifier les étapes, les données, les rôles et les règles de gestion.
03 — Automatiser
Supprimer les tâches répétitives, fiabiliser les échanges et automatiser les workflows.
04 — Piloter
Donner aux équipes les indicateurs et la visibilité nécessaires pour suivre l’activité et prendre les bonnes décisions.
La Power Platform au service de vos processus métier
Pour transformer les processus métier, nous nous appuyons sur la Microsoft Power Platform.
Power Apps, Power Automate, Power BI, SharePoint, Copilot et les agents autonomes permettent de construire des solutions métier adaptées aux besoins des équipes, directement intégrées à leur environnement Microsoft.
Applications métier, automatisation des workflows, gestion documentaire, référentiels, formulaires, notifications, tableaux de bord ou assistants intelligents : nous combinons les composants de la Power Platform pour construire des solutions cohérentes, évolutives et directement opérationnelles.
Notre valeur ajoutée ne réside pas uniquement dans la maîtrise des outils.
Elle réside dans notre capacité à transformer un processus métier en une solution Power Platform réellement utilisable par les équipes, en conciliant simplicité d’usage, automatisation et exigences opérationnelles.
Votre processus repose encore sur Excel, des emails et plusieurs outils ?
Un processus manuel, trop complexe ou difficile à piloter peut souvent être amélioré sans remettre en cause l’ensemble de votre système d’information.
Parlons de votre processus et identifions les pistes d’amélioration possibles.